Хората искат да свършат все повече неща, но всички разполагат с 24 часа в денонощието. В желанието им да постигнат още и още, хората могат да получат синдром на професионалното прегаряне, което от своя страна води до апатия, намалена концентрация и намалена рабогоспособност, прояви на арогантност и други промени на когнитивно, поведенческо и емоционално ниво.
За да успяват да се справят с работните задачи или с тези, които сами са си поставили, е необходимо добро управление на времето. Именно поставянето на нереалистични такива е причина за загубата на мотивация и самообвиняването за това, че винаги нещо е останало незавършено докрай.
Причините
Неизпълнението на целите може да бъде по различни причини. На работното място е възможно човек да е претоварен и да не успява да завърши започнатото преди да дойде следващата вълна от ангажименти. Това, което отнема много време е нерешителността и отлагането на вземане на решение. Прекаленото фокусиране в детайлите и перфекционизмът също пречат на приключването на отворени задачи.
На работното място не липсват отнемащи време дейности, като например прекалената административна работа, дългите срещи, които не водят до решения или резултати, непланираните задачи, както и превключването от тема в тема, което изисква време и концентрация.
Личните причини, заради които човек не управлява времето си добре, са липсата на план с приоритетните задачи за деня, отлагането на решения и отказа да бъдат делегирани някои дейности.
И в работния, и в личния живот пречи неспособността човек да си наложи крайни срокове и предразположението към разсейване. Не на последно място, преумората и липсата на сън забавят и допълнително задълбочават проблема.
Целеполагане
Доброто целеполагане е ключово за по-стратегическото управление на времето. Без цели, човек губи фокус и работи без план. Хората не си поставят цели, защото им е трудно, от страх да не се провалят или да бъдат критикувани, както и заради несериозност и дори мързел.
Целеполагането е първата стъпка към по-добро управление на времето. С ясни цели, човек би могъл да планира и да взима решения, с които да работи за постигане на резултати.
Умни цели
Методологията за целеполагане SMART помага на хората да заложат „умни“ цели. Зад всяка буква от абревиатурата стои дума от английски. “С” се отнася към специфична, “м” е за измерима, “а” означава, че хората, които работят по нея трябва да я приемат. Освен всички това, целта трябва да е “р” реалистична и “т”, обвързана с краен срок или друга времева рамка. Поставените по този начин цели дават стремеж за постигането им.
Принципи за управлението на времето
Редът, в който се изпълняват задачите за деня, има значение за успешното им изпълнение. Хората доказано имат склонност да работят върху това, което им носи удоволствие, затова се препоръчва сутрин да се започне с по-приятните задачи. След това е добре енергията да бъде насочена към по-трудните. Усещането за време се променя в зависимост от задачата, която е на дневен ред. Времето минава по-бързо когато човек прави нещо, което му/ѝ е интересно.
Друго правило е, че наличието на крайни срокове води до повишаване на концентрацията и мотивацията за завършване на дадена задача. Таймбоксингът позволява отделено време, в което фокусът да е само върху една тема. Тогава се върши много работа за по-кратко време. От друга страна, крайните срокове могат да имат и обратния ефект ако са прекалено дълги, тъй като хората имат склонността да се бавят повече тогава, когато имат повече време.
