Списъците със задачи често могат да бъдат натоварващи и стресиращи. До такава степен, че могат да доведат до парализиране и отлагане на работата по важни задачи. Задачите да бъдат написани в списък има и други ограничения. Между тях има по-лесни и по-трудни задачи, като често човек избира да завърши по-бързо по-малките от тях, докато пренебрегва важните, но не толкова спешни такива. Не на последно място, този списък е извън контекста на времето, с което човек разполага, за да работи по тях.
Като по-добро решение идва „таймбоксинга“, от английски кутийка време. Думата „таймбоксинг“, заета от речника на проектните мениджъри, означава блокиране на време за работа по дадена задача.
Всичко в календара
Всички ангажименти – лични и работни, трябва да фигурират в календара на човека, който иска да изпробва дали „таймбоксинг“ ще работи за нея/него. Така визуално човек би могъл да разпредели задачите спрямо времето си. Блокирането на време е и форма на поемане на ангажимент към дадена задача.
Усещане за контрол
„Таймбоксинг“ дава възможност човек да алокира времето си по начин, по който сам определи спрямо това, което има да върши. Това създава усещане за контрол и свобода в избора. Целенасоченото отделяне на време за дадена тема означава блокиране на другите разсейващи фактори, подобрена концентрация и съответно по-голям напредък по задачата, което носи чувство за постижение.
Не на последно място, „таймбоксинг“ дава и дисциплина. Човек следва да разпределя времето реалистично и ако с прекъсвания работи два часа върху нещо, то с блокирано време може да завърши задачата за един час.
Подобрена комуникация и отчетност
Когато се работи във фирма, в която останалите виждат календара на колегите си, или поне моментите, в които има блокирано или свободно време, това улеснява комуникацията.
Слагането на всичко в календара подобрява и отчетността. Вижда се точно какво и кога е свършено, което изважда на показ по-натоварените моменти и темите, които са били на фокус в даден момент.
Понякога, разбира се, се случват промени в графика. Тогава е видимо кое е за сметка на друго в календара и ако все още е важно, то ще намери друго отделено време за изпълнението му.
