Илка Киселова е ESG консултант в Balkan Services и специалист нефинансово докладване по темите за устойчивостта. Има опит в областта на финансовото планиране и контрол, както и в управлението на проекти за оптимизиране на бизнес процеси. През последните години се фокусира върху прилагането на европейската законодателна рамка за ESG отчитане. Опитът ѝ включва изготвяне на нефинансови доклади, оценка и докладване по Таксономията на ЕС, оценка на съществените теми, целеполагане и изготвяне на пътна карта за постигане на ESG приоритетите.
Десислава Българанова е финансов експерт и консултант по внедряване на бизнес софтуер в Balkan Services. Тя има над 20 години опит в сферата, като компетенциите ѝ покриват финансова консолидация, планиране и бюджетиране; финансово оповестяване; XBRL и ESG. През годините е участвала и в редица проекти за български и международни компании по внедряване на ERP решения. В последните години е с основен фокус финансова консолидация, планиране, ESEF/XBRL, ESG и ръководи екипа по внедряване на предлаганите от Balkan Services финансови системи и решения на водещата немска компания LucaNet AG.
Разговаряхме с тях за ползите от използването на софтуер за финансово оповестяване и създаване на ESG отчети, какви са първите стъпки, които компаниите трябва да предприемат, как се определят съществените теми за даден бизнес, какви са възможностите на софтуера и как той осигурява съответствие с международните стандарти и регулациите за ESG.
Вие предлагате различни решения за оптимизация на бизнес процеси, включително за финансово оповестяване и ESG докладване. Какви са ползите за бизнеса от използването на подобен тип софтуер?
Десислава: Ползите от използването на всеки вид софтуер са много, но най-вече говорим за верни данни, време и качество на информацията. ESG е нефинансово отчитане и за разлика от финансовото, голяма част от информацията, свързана с устойчивостта, е качествена, не количествена. Една част от данните не могат да бъдат представени стойностно, те имат описателен характер, което усложнява процесите.
След като една компания е идентифицирала съществените за нея теми, е много по-лесно да се даде ограничен, но достатъчен обхват на информацията, която трябва да се събира. Това вече е необходимата информация, а не хаотично събирана от различни източници по малко. Така се спестява време за събиране на излишни данни, които после няма да се ползват.
Много компании в България работят с електронни таблици, за да съберат информацията, което е предпоставка за допускане на грешки. Свободното добавяне или премахване на полета води до затруднения при систематизиране на информацията на по-късен етап, позволява на потребителите, които осигуряват информацията, да работят със стара и нова версия на един и същи файл.
Събирането на информацията в специализиран софтуер осигурява възможност голяма част от изчисляемите показатели да се осигурят автоматично и съкращава значително времето, което би отнело, ако се извършва ръчно. Целта не е само да се събират данни. Статична информация за миналото е по-лесно да съберем. При докладване на устойчивостта трябва да оповестяваме параметри за целите ни и намеренията в краткосрочен и дългосрочен план в бъдеще. Така можем да си отговорим на въпросите къде сме, къде искаме да бъдем, стигнахме ли там, където искахме, какъв е нашият напредък…
Как помагате на компаниите да определят кои са съществените теми за тях?
Илка: Една от основните ни дейности е консултантската дейност, която предшества употребата на софтуера. Нашата компания предлага осъществяване на процес по оценка на съществени теми, като естествено следваме правилата на европейските стандарти за докладване на устойчивостта и насоките за приложението им.
Много е важно да се разграничи, че чрез новата директива за докладване на устойчивостта (CSRD) този процес стана доста по-сложен. Има някои дигитални решения, които предлагат подобна функционалност, но можем да кажем, че в момента за нашия пазар те са доста скъпи.
Първите стъпки и ориентацията като цяло за бизнеса са много важни. За да могат да разберат процеса, компаниите имат нужда от разяснение на методологията и насоките, които могат да получат от консултантите. За голяма част от компаниите в България това е процес, който се случва за първи път.
Бизнесът в България отворен ли е към такъв тип консултантски услуги?
Илка: Бизнесът сега узрява. Когато дадена компания осъзнае, че нефинансовото докладване по сила и тежест се равнява на финансовото, и фактът, че този доклад ще бъде одитиран и трябва да има съответни процеси, които са предмет на обследване от страна на одиторите, за тях тогава става ясно, че това е доста сложен процес, зад който трябва да стои много добра формализация, документация, определени роли.
Едно дигитално решение може да подкрепи бизнеса в събирането, систематизирането и докладването на данни. То би било много ценно, особено за първите дружества в България, които вече са в обхвата на CSRD – основно холдингови компании с много дъщерни дружества. За тях това е изключително смислено, за да може процесът да бъде еднакъв за всички. За данните, които трябва да се събират по стандарт – тези, които са количествени измерители и тези, които са от качествен характер, ако нямат подходящи инструменти, те със сигурност ще се затруднят.
Компаниите, които положат усилия за предварително опознаване и въвеждане в процеса, както и организация по систематизиране и докладване, ще бъдат подготвени и ще намалят нивото на стрес в организацията.
Какво представляват системите за финансово оповестяване и създаване на отчети?
Десислава: Ние предлагаме end-to-end решение. Компаниите трябва да събират данните, но фактът, че са събрали много цифри, не означава, че отчетът за устойчивост е готов. Част от тези данни служат за изчисляване на ключови показатели на следващ етап, които от своя страна са елемент от оповестяванията, съставляващи целия отчет във връзка с устойчивостта.
В зависимост от големината на компанията докладът за устойчивост може да достигне 100, а дори и 300 страници. В него има не само таблици с цифри и текст, но и много графики и снимки. Вмъкването на тази събрана и обработена информация с контроли, които са предварително дефинирани, повишава качеството и верността на данните и ги прави много по-лесни за употреба в бъдеще.
Системите спестяват много време. Ако трябва да се промени дори стойността на една позиция в отчета, автоматизирането гарантира промените навсякъде и не се налага това да става ръчно, а знаем, че по време на одит това се случва често. Процесът често е дълъг и рискът от грешки е висок. Когато данните са в система и са автоматизирани, този риск намалява значително, а самият отчет изглежда много по-добре структуриран, подреден, с корпоративни цветове и шрифтове.
За момента тези регулации касаят най-големите компании, но в бъдеще този обхват ще бъде разширен. Колкото и да е сложно да ползваме конвенционални средства като Word, Excel, PDF и т.н., за да изготвим финалния отчет, който към днешна дата за най-големите компании трябва да бъде не просто PDF, а дигитализиран отчет, четим от човек и едновременно съдържа вградени машинно четими технически маркери. Така съставен отчет осигурява възможност за използване в софтуерни приложения на инвеститори, на борси и др. Информацията е структурирана и унифицирана, което я прави лесна за обработка и последващи анализи.
Тази последна стъпка не може да се направи с Word и Excel, а се нуждаем от специализиран софтуер за изграждане на финалния официален отчет.
Какви са възможностите на софтуера за автоматизиране на процесите за събиране и анализ на ESG данни?
Десислава: Данните в нашия софтуер могат да бъдат събрани чрез интерфейс от различни системи. Необходимо е да се събира не само финансова информация. Очаква се да се интегрираме и с други специализирани системи, например тези, свързани с човешките ресурси (HR), DWH системи и др. Данните могат да бъдат импортирани от Excel, а в случаи, където липсва опция за интеграция, те могат да бъдат въведени ръчно.
Ключов аспект на съвременните софтуери е управлението на достъпа до данните. Данните са чувствителни, оповестяват се такива, които не нарушават GDPR регулациите, и нашият софтуер може да гарантира високо ниво на сигурност. Различни потребители имат достъп до различна информация в зависимост от техните права. При използването на Excel файлове липсва удобството и сигурността, които предлагат модерните софтуерни решения.
Как софтуерът осигурява съответствие с международните стандарти и регулации за ESG?
Илка: Полетата, които са свързани със събиране на данните, реферират към различните т.нар. data points, които са отделните елементи за докладване по стандартите и следват стъпките и структурата на стандарта, дори реферират към него. Това дава голямо усещане за сигурност от страна на потребителите, че наистина докладват точно каквото трябва, давайки им допълнителна информация за изискванията, което спестява време за търсене и допълнително отваряне на стандартите. Тази информация е вътре в самия софтуер. Софтуерните решения също така предлагат цели за средносрочен и дългосрочен план.
Използването на софтуер за финансово оповестяване може ли да помогне за подобряване на връзките с инвеститорите и заинтересованите страни?
Десислава: Качеството на доклад, изготвен с помощта на система, в която са систематизирани и структурирани заложените цели от стратегията за устойчивост на компанията, дефинирани са въпросите, касаещи значимите теми за компанията, е много по-високо от качеството на доклад, изготвен в последния момент с каквато има информация. Дигитализирането на отчетите и вграждането на машинно четими маркери, следвайки общовалидна таксономия (XBRL формат) за най-големите публични компании повишава разбираемостта на информацията.
Какви са първите стъпки, които трябва да предприеме една компания, която решава да работи със софтуер за нефинансово отчитане?
Илка: Първо се опитваме да разберем каква е нейната зрялост по отношение на ESG докладването. Има компании, които смятат, че вземането на софтуерно решение дава изцяло решение и те не трябва нищо да правят. Това обаче не е достатъчно. Ако компанията няма изграден майндсет за формализиране на процесите, свързани с ESG докладването, би било трудно за хората, в чиито ръце попадне този софтуер.
Ние съветваме компаниите да уеднаквят разбирането си за управление на устойчивостта и също така да се разпределят ролите вътре по начин, който да отрази спецификите на настоящата организация и постепенно и при нужда да въвежда промени.
Истината е, че в началото този процес е трудоемък, отнема време и изисква човешки ресурс. Грешно е да се смята, че с това може да бъде натоварена само една роля. След като организацията е наясно с отделните роли и всеки знае своите отговорности за предоставянето на данни, както и кои данни са налични и какво следва да се надгради в съответната времева рамка, употребата на софтуер става много по-смислена и лесна.
